Гамбургский Счет. Тахометр бизнес-процессов

О Решении Функциональность Демонстрация Стоимость Поддержка

Точка опоры в управлении эффективностью бизнеса

  печатать страницу

Ссылки по теме:

Приложение SLA-ON
Operation

Продукты семейства
SLA-ON

Программный продукт
ProLAN Аналитик

Программный продукт
ProLAN Эксперт

Материал
для скачивания:


Презентация: Концепция Гамбургского Счета
(ppt, 2.88 Мб)


Презентация: Пять моделей Гамбургского Счета
(ppt, 2.57 Мб)


Пример Отчета о Работе Персонала
(pdf, 4.43 Мб)

 

От управления производительностью персонала до управления себестоимостью продукции

Перечень основных применений решения Гамбургский Счет показан на Рисунке 1.

    Рисунок 1.
Основные применения Гамбургского Счета.
 
  Увеличить

Финансовому директору: управление себестоимостью продукции

Важным конкурентным преимуществом компании является низкая себестоимость продукции. Чтобы управлять себестоимостью - нужно уметь её измерять. Одним из наиболее эффективных методов решения этой задачи является Time-Driven Activity-Based Costing. Автором метода является профессор Гарвардской школы бизнеса - Роберт Каплан, соавтор методики Balanced Score Cards. Метод TD ABC является развитием классического метода Activity-Based Costing, который в русском переводе иногда называют Функционально-Стоимостным Анализом. Суть метода TD ABC заключается в калькуляции затрат по всем выполняемым операциям на основе информации о ставке носителя затрат и с учетом доли, приходящейся на продуктивную работу. (В классическом методе ABC этого нет). Наибольший эффект от применения метода Time-Driven Activity-Based Costing достигается в тех случаях, когда доля косвенных затрат превышает долю прямых затрат (банки, страховые компании, ИТ-компании и т.д.).

Точность как классического ABC, так и TD ABC зависит от достоверности информации о структуре трудозатрат. В отличие от классического ABC, при котором информация о трудозатратах обычно получается путем интервьюирования работников, метод TD ABC предполагает использование для этого специализированного инструментария. Примером такого инструментария является Гамбургский Счет. Идея калькуляции себестоимости методом TD ABC показана на Рисунке 2.

    Рисунок 2.
Калькуляция себестоимости методом TD ABC
 
  Увеличить

Как видно из Рисунка 2, Гамбургский Счет используется для решения, как минимум, трех задач:

  1. Измерение доли продуктивной работы. В терминологии Гамбургского Счета - это Эффективная Нагрузка.
  2. Измерение времени выполнения единичных операций. Гамбургский Счет позволяет не только измерить это время, но и декомпозировать его на время выполнения компьютерных операций и время выполнения операций, не связанных с использованием компьютера (think time).
  3. Измерение числа операций, выполняемых за отчетный период, например, в квартал. Эта информация может получаться как средствами только Гамбургского Счета, так и импортироваться из прикладных систем (ERP, CRM и т.д.).

Уметь измерять себестоимость - необходимо, но не достаточно. Не менее важно уметь ей управлять. Эта задача выходит за рамки TD ABC и решается средствами Гамбургского Счета. Таким образом, Гамбургский Счет расширяет функциональные возможности TD ABC, позволяя определить: от чего себестоимость зависит, можно ли её "безболезненно" уменьшить, как это лучше сделать, а именно:

  • До какого уровня можно "безболезненно" увеличить Эффективную Нагрузку каждого подразделения?
  • Какую долю времени выполнения операций занимает компьютерное время, до какого уровня его можно уменьшить, как это сделать? Какую долю времени занимают другие работы, можно ли это время уменьшить?
  • Какие факторы оказывают наибольшее влияние на число выполняемых операций? Зависит ли это число, например, от качества работы ИТ-Инфраструктуры?
  • Сколько работников необходимо и достаточно для поддержки каждой бизнес-функции и бизнес-роли? От чего это зависит?

Эти задачи решаются при активном участии HR-Службы, которая, внедрив Гамбургский Счет, получает мощный инструмент для управления организационной эффективностью.

HR-директору: управление организационной эффективностью

Организационная эффективность складывается из трех компонентов:

  1. Численность персонала.
  2. Организационная структура.
  3. Бизнес-процессы.

Эффективность каждого из этих компонентов в значительной степени определяется рациональностью использования трудовых ресурсов. Гамбургский Счет позволит оптимизировать численность персонала, привести организационную структуру в соответствие со стратегическими целями компании, определить причины недостаточной эффективности бизнес-процессов (в части, касающейся использования трудовых ресурсов).

Чтобы что-то оптимизировать, это сначала нужно измерить. Эффективность - это отношение Результата к Затратам. Для оценки Результата используются KPI, а как измерить и оценить Затраты? Для измерения и оценки "качества" Затрат мы предлагаем использовать Эффективную Нагрузку - долю Продуктивной Работы в общем объеме выполняемых работ. Эффективная Нагрузка - это ключевой элемент решения Гамбургский Счет.

Измерение Эффективной Нагрузки - это основа для определения оптимальной численности персонала. При эффективной организации труда Эффективная Нагрузка должна быть не выше и не ниже определенных пороговых значений. Следствием чрезмерно высокой Эффективной Нагрузки являются повышенные риски. Низкая Эффективная Нагрузка свидетельствует о неэффективном использовании Фонда Оплаты Труда. При использовании Гамбургского Счета Эффективная Нагрузка не только автоматически измеряется, но и автоматически оценивается средствами встроенной экспертной системы.

    Рисунок 3.
Найти "золотую середину"
 
  Увеличить

Измерение Эффективной Нагрузки в разрезе бизнес-функций - это основа для оптимизации организационной структуры. При эффективной организации труда деятельность персонала направлена на достижение стратегических целей компании. Цели определяют стратегию компании, перечень и приоритет бизнес-функций, организационную структуру, обязанности персонала. Гамбургский Счет позволяет оценивать Эффективную Нагрузку в разных разрезах, в том числе в разрезе бизнес-функций. Это позволяет оценить, в какой степени организационная структура соответствует стратегическим целям компании.

    Рисунок 4.
Оптимизация организационной структуры
 
  Увеличить

Гамбургский Счет можно использовать постоянно и по требованию (разово). В первом случае Гамбургский Счет используется в качестве системы управления, во втором случае - как диагностический инструментарий.

В качестве диагностического инструментария Гамбургский Счет можно использовать, например, для решения следующих задач:

  1. Аудит загруженности персонала. (Определение "узких мест" и неэффективного использования человеческих ресурсов).
  2. Аудит соответствия организационной структуры стратегическим целям.
  3. Разработка нормативов для организации нормирования труда.

Небольшая производственная компания. Линейный руководитель одного из отделов говорит, что персонал перегружен, поэтому штат его подразделения нужно расширить. Коммерческий директор, наоборот, утверждает, что в этом году обороты уменьшились, поэтому, по его мнению, штат нужно сократить. Кто прав и что делать? Приобрести временные лицензии на использование Гамбургского Счета, провести аудит загруженности персонала, принять решение о расширении или сокращении штата на основе объективных данных, а не субъективных ощущений.

Как систему управления Гамбургский Счет можно эффективно использовать, например, при решении следующих задач:

  1. Управление численностью персонала.
  2. Управление достижениями. (Инструмент для определения справедливых плановых показателей эффективности персонала; для определения причин не достижения персоналом плановых показателей эффективности.)
  3. Управление загруженностью персонала.

Крупный банк. Приходит разнарядка - сократить N% персонала во всех отделениях банка. Одни отделения имеют избыточный штат, поэтому сокращения в них проходят относительно безболезненно. Другие отделения и до сокращения работали с перегрузкой, поэтому сокращение штата фактически парализует их работу. К сожалению, это выясняется только после того, как сотрудники были уволены (как положено, с выходным пособием). Приходит новая команда - "в проблемных отделениях вернуть всех назад". Но многие сотрудники этих отделений уже устроились на другую работу, поэтому Банк обращается в кадровое агентство со всеми вытекающими последствиями. В результате банк несет существенные затраты, которых легко мог бы избежать. Как? Внедрив Гамбургский Счет, управляя численностью персонала, принимая все решения, связанные с изменением численности, на основе объективных данных, а не субъективных ощущений.

Гамбургский Счет целесообразно использовать в организациях и подразделениях, в которых:

Гамбургский Счет - это ДОПОЛНЕНИЕ, а не альтернатива системам управления по целям (MBO) и системам управления по KPI.

Сколько человек необходимо и достаточно для поддержки каждого бизнес-процесса?

Основное применение Гамбургского Счета - управление численностью персонала. Гамбургский Счет поддерживает два метода решения этой задачи (оба метода предложены компанией ЭКОПСИ Консалтинг):

  1. Факторное Нормирование Труда (ФНТ).
  2. Экспертиза Фактических Трудозатрат (ЭФТ).

При использовании Факторного Нормирования Труда в каждом производственном процессе выделяются факторы, влияющие на трудозатраты. Для каждого фактора определяется норматив из соотношения трудозатрат и объема полученных результатов. На основании этих данных определяется необходимая (и достаточная) численность персонала (нормативные трудозатраты); см. Рисунок 5.

    Рисунок 5.
Динамическая модель численности (4)
 
  Увеличить

Точность данного метода существенно зависит от точности (правильности) нормативов. Использование Гамбургского Счета позволяет, во-первых, снизить трудоемкость процесса разработки нормативов, во-вторых, добиться их правильности (адекватности фактическим возможностям персонала). Первое преимущество обеспечивается за счет автоматического сбора данных о фактических трудозатратах персонала. Второе - за счет автоматической обработки собранных данных средствами экспертной системы. Экспертная система не только статистически обрабатывает все полученные данные, но и формирует оценку эффективности использования рабочего времени и оценку достоверности полученных результатов (см. Отчеты). Таким образом, Гамбургский Счет существенно повышает эффективность Факторного Нормирования Труда.

Экспертиза Фактических Трудозатрат - это эмпирическое определение необходимой численности персонала, основанное на измерениях Эффективной Нагрузки. Кратко суть данного метода заключается в следующем (см. Рисунок 6):

    Рисунок 6.
Динамическая модель численности (7)
 
  Увеличить
  1. Эксперт определяет пороговые значения Эффективной Нагрузки, соответствующие нормальной загруженности персонала. (Вся выполняемая работа условно разделяется на Продуктивную Работу и Вспомогательную Работу, подробнее см. Идея). Для определения пороговых значений используется Отчет о Работе Персонала.
  2. Эффективная Нагрузка за отчетный период (месяц, квартал, ...), сравнивается с пороговыми значениями, соответствующими нормальной загруженности. На основании результатов сравнения делается вывод о степени загруженности персонала (недогружен или перегружен). Если персонал недогружен, то следует перераспределить обязанности и/или сократить штат. Если персонал перегружен, то штат нужно расширить.
  3. Опционально, с использованием специального математического аппарата ("самообучение на исторических данных") создается динамическая Модель численности персонала, устанавливающая зависимость Эффективной Нагрузки от внешних Факторов, например, от объема выпускаемой продукции, числа заключенных договоров и т.п. Такая модель позволяет планировать необходимую численность (загруженность) персонала, т.е. проводить "what if" анализ.

Факторное Нормирование Труда лучше подойдет организациям стратегического типа (см. модель 4F) . Это организации, планирующие свою деятельность на долгий срок, фокусирующиеся на том, чтобы все принимаемые решения соответствовали бизнес стратегии и т.п. По оценкам экспертов доля таких компаний в России сегодня составляет не более 25%.

Экспертиза Фактических Трудозатрат лучше подойдет организациям, ориентированным на использование появляющихся возможностей, сравнительно легко изменяющих свои планы, адаптируя их к внешним обстоятельствам.

Три контура управления организационной эффективностью, три применения Гамбургского Счета

Гамбургский Счет целесообразно использовать в трех контурах управления организационной эффективностью. Такими контурами являются:

  1. Контур управления трудозатратами.
  2. Контур управления достижениями.
  3. Контур управления численностью персонала.
    Рисунок 7.
Методика управления орг. эффективностью
 
  Увеличить

Все три контура функционируют независимо друг от друга; в каждом контуре используется Эффективная Нагрузка.

Управление трудозатратами - это контур оперативного управления организационной эффективностью. Обычно он "завязан" на линейного руководителя. В случае регламентированного труда линейный руководитель обеспечивает равномерность загруженности персонала и следит за тем, чтобы Эффективная Нагрузка не выходила за пределы определенного диапазона. В случае "творческого" труда линейный руководитель контролирует фактические трудозатраты персонала при выполнении SMART задач и поручений. При проектной форме организации труда, управление трудозатратами - это ключевой элемент управления проектами. Сегодня, в большинстве случаев, для учета трудозатрат используются таймшиты, составляемые работниками вручную. Использование Гамбургского Счета позволяет существенно повысить точность и достоверность информации о трудозатратах, что повышает эффективность управления проектами.

Для управления трудозатратами используются средства Оперативного Мониторинга и Отчеты.

Управление достижениями - это контур тактического управления организационной эффективностью. Обычно он "завязан" на HR-менеджера. Наряду с Эффективной Нагрузкой в данном контуре используется информация о достижениях персонала (оценка достижений выполняется внешними средствами). Эффективная Нагрузка в этом случае используется для решения, как минимум, двух задач. Во-первых, для определения "справедливых" плановых показателей эффективности. Во-вторых, для диагностики не достижения персоналом плановых показателей эффективности.

Для управления достижениями используются средства Ретроспективного Анализа. Идея сопоставления трудозатрат и достижения показана на Рисунке 8.

    Рисунок 8.
Ретроспективный анализ
 
  Увеличить

Управление численностью - это контур стратегического управления организационной эффективностью. Обычно он "завязан" на директора по развитию. Наряду с Эффективной Нагрузкой в данном контуре используется также информация о Факторах, влияющих на численность персонала (нормативные трудозатраты). Ключевым элементом системы управления численностью является Динамическая Модель Численности персонала. В качестве входных данных такой модели используются значения Факторов. Выходными данными является информация о нормативных трудозатратах; см. Рисунок 9.

    Рисунок 9.
Динамическая модель численности (1)
 
  Увеличить

Гамбургский Счет позволяет создавать два вида Динамической Модели Численности:

  • Линейную Модель, основанную на Факторном Нормировании Труда.
  • Нелинейную Модель, основанную на Экспертизе Фактических Трудозатрат. Для создания Модели в этом случае используется специальный математический аппарат: "Самообучение на основе исторических данных".

Динамическая Модель Численности не является "функционалом из коробки". Линейная модель создается на основе описания бизнес-процессов (обычно выполняемого консалтинговыми компаниями - партнерами ProLAN). Нелинейная модель создается с использованием аналитической платформы Deductor компании BaseGroup Labs.

НИ ОДНО из применений Гамбургского Счета НЕ ПРЕДПОЛАГАЕТ скрытый контроль работников, нацеленный на выявление фактов нарушения трудовой дисциплины и т. п.

 

 

Кнопка Лояльности

Познакомиться с решением...            

Тахометр Точки Продаж

Познакомиться с решением...            

Более чем двухгодичный опыт эксплуатации системы в нашей организации убедительно доказал эффективность комплекса"...

М. Любашевский, ЭКСПОЦЕНТР

читать отзыв целиком

другие отзывы о продуктах ProLAN