Хронометраж по кнопке

Сергей Юдицкий | ProLAN

Рассматривается метод учета фактических трудозатрат "творческого" персонала бэк-офиса, основанный на совместном использовании двух решений ProLAN: Красная Кнопка и Гамбургский Счет.

Хронометраж по кнопке позволяет:

1. Сделать учет трудозатрат проще и удобнее для персонала.
2. Внедрить нормирование труда без "головной боли", связанной с негативным отношением персонала к любым ограничениям "свободы действий".

Предполагается, что с парадигмой решения Гамбургский Счет читатель уже знаком.

Проще, удобнее

В Гамбургском Счете для учета фактических трудозатрат "творческого" персонала используется самохронометраж (тайм-трекинг). Идея метода в том, что работник в режиме реального времени, с помощью специальной программы (в данном случае - SelfTrace) отмечает работу, выполняемую в данный момент. Эта информация автоматически собирается и сохраняется в центральной базе данных, где на её основе вычисляется время, затрачиваемое на выполнение каждого задания, проекта, бизнес-операции и т.д. Кроме этого, с помощью специальных технологий оценивается точность и достоверность полученных результатов. Именно поэтому решение и называется Гамбургский Счет.

Если смена выполняемых работ происходит не часто, например 2-3 раза в день, то использование тайм-трекинга проблем не вызывает. Если же смена работ происходит несколько раз в час, то трудозатраты на тайм-трекинг (на вызов программы SelfTrace и перенос отметки с одной работы на другую) становятся ощутимыми. Кроме этого, необходимость постоянно выполнять рутинные действия может вызывать определенный дискомфорт. Поэтому очень важно, чтобы тайм-трекинг был максимально простым и удобным для работников. Красная Кнопка решает эту задачу.

Красная Кнопка включает два компонента: USB-устройство ProLAN-Кнопка и программу EPM-Agent Plus (далее - Агент). ProLAN-Кнопка (см. Рисунок 1) и Агент устанавливаются на компьютерах работников.

		Рисунок 1. Внешний вид USB-устройства ProLAN-Кнопка.     Увеличить

Чтобы сменить выполняемое задание, работник нажимает "красную копку". На его экране появляется окно экспресс выбора задания, где крупным шрифтом показаны назначенные работнику задания (см. Рисунок 2). Работник кликает мышкой пиктограмму задания, которое начинает выполнять, и зеленый чекбокс автоматически перемещается на соответствующую строчку. Нажав OK, работник стартует хронометраж этого задания. Вместо клика мышкой можно нажать функциональную клавишу.

		Рисунок 2. Окно экспресс выбора задания.     Увеличить

Хочу напомнить, что в парадигме Гамбургского Счета выполняемые задания могут называться так, как удобно работникам. Каждому заданию соответствует набор атрибутов, которые позволяют вести учет трудозатрат в разных разрезах: по бизнес-функциям, проектам, должностным обязанностям, заказчикам и т.д.

Использование Красной Кнопки имеет два важных преимущества. Первое, - ускоряется смена заданий. Теперь даже работники со слабым зрением тратят на смену задания не более 5 секунд, если же зрение хорошее - то не более 3-х секунд. Второе преимущество - "красная кнопка" дисциплинирует.

"Без головной боли"

Какие бы правильные слова не говорили HR-специалисты, стоя за спиной работника с секундомером или просто объявляя, что "мы внедряем нормирование труда и поэтому начинаем учет ваших трудозатрат", это вызовет у большей части работников определенный негатив. И самое неприятное, что это будут, как правило, лучшие работники, т.к. именно к ним в первую очередь относится: "Ох, как я бы бегал в табуне, но не под седлом и без узды ...".

Контроль дело тонкое, поэтому нормирование труда необходимо внедрять по-умному. Работники должны поверить, что целью нормирования является повышение организационной эффективности, а не всех "построить и сократить". Обычно верят не словам, а делам. Поэтому прежде чем внедрять тайм-трекинг, правильно показать, что компания не на словах, а на деле берет курс на эффективность - устранение затрат, не добавляющих ценности для потребителя. В соответствии с концепцией Бережливого Производства (Lean Production) именно такие затраты являются потерями и должны устраняться. В решении и этой задачи поможет Красная Кнопка.

Красная Кнопка – это многофункциональное решение, и одно из назначений данного решения, - устранение потерь, связанных с общением с ИТ-службой. Компания ProLAN в одном из московских банков провела исследование, в рамках которого получила следующие данные.

На регистрацию одного инцидента, связанного с использованием Автоматизированной Банковской Системы (АБС), если регистрация выполняется по телефону или электронной почте, пользователи затрачивают в среднем 17 минут. Стоимость одной минуты рабочего времени банковского работника в Москве, рассчитанная по методике Time Driven Activity Based Costing, составляет ~ 30 рублей. Число инцидентов, связанных с использованием АБС, в месяц составляет от 25% до 40% от числа пользователей бизнес приложений. Поэтому потери компании из 2000 офисных работников только на регистрацию инцидентов составляют ~ 250 000 рублей в месяц. Регистрация инцидентов с помощью "красной кнопки" сокращает это время в среднем до 2 минут, что позволяет сэкономить, как минимум, 220 000 рублей в месяц.

Теперь главное. Программные продукты ProLAN, входящие в состав решений Красная Кнопка и Гамбургский Счет, - это ~ на 80% одни и те же продукты. В частности, программа SelfTrace, используемая для тайм-трекинга, входит и в состав решения Красная Кнопка, хотя там она используется для других целей. Таким образом, внедрив Красную Кнопку, компания на 80% внедрит и Гамбургский Счет. При этом оставшиеся 20% - это программы, выполняющие сбор и систематизацию информации и никак не затрагивающие работников.

Из сказанного выше следует, что внедрять нормирование "по-умному" - это сначала внедрить Красную Кнопку и только после этого внедрять нормирование труда (Гамбургский Счет). Это позволит, во-первых, обеспечить лояльность работников, т.к. преимущества кнопки для них будут очевидны. Во-вторых, этим будет продемонстрировано, что компания всерьез намерена повышать эффективность использования рабочего времени. В-третьих, тем самым на ~ 80% будет внедрено нормирование труда (Гамбургский Счет). При этом эти слова могут даже не произноситься вслух.